Executive Assistant

Om Nextlab Ventures

Nextlab Ventures er et venture-studie, der bygger næste generation af AI-first virksomheder. Vi er i startup-fase, men med solid økonomi, stærke investorer og erfarne profiler i ryggen. Vi vokser hurtigt — og i takt med det har vores ledelse brug for én person, der kan tage ejerskab over driften og administrationen, der i dag bremser os.

Vi søger en Executive Assistant, der bliver den operationelle højre hånd for vores CEO (Victor) og COO (Tobias). Det her er ikke en kaffehenter-rolle. Det er en driftsrolle, hvor du frigør ledelsestid ved selvstændigt at holde maskinrummet kørende bag kulisserne — så de kan bruge tiden på at bygge forretning.

Om rollen

Du bliver ansat i Nextlab Ventures og arbejder på tværs af koncernen og vores selskaber — primært PayFriend og Levano. Du bliver knudepunktet for den daglige drift: den der ved hvad der sker, holder trådene samlet, driver de administrative processer og sørger for, at intet falder mellem to stole.

På sigt — når koncernen vokser, og COO får sin egen assistent i Levano — forventer vi, at rollen udvikler sig til en ren Executive Assistant-funktion for CEO. Du starter altså bredt og specialiserer dig, i takt med at vi vokser.

Du kommer bl.a. til at

• Drive den daglige bogføring af koncernens selskaber (via PayFriend)
• Stå for udfakturering, betalingsopfølgning og indkrævning af husleje gennem PayFriend
• Håndtere leverandørdialog på CEO's og COO's vegne — modtage, kontrollere og sende leverandørfakturaer til betaling
• Stå for kalender-, mail- og mødehåndtering for CEO og COO — og sortere, hvad der kan håndteres uden ledelsens indblanding
• Tage imod indgående opkald og henvendelser og lede dem det rigtige sted hen
• Holde styr på frister, fornyelser, abonnementer, licenser, forsikringer og kontrakter på tværs af koncernen
• Vedligeholde og forbedre vores interne processer, systemer og driftsdokumentation
• Håndtere HR-administration: fraværsregistrering, lønkørsler, oprettelse af medarbejdere og kunder i vores systemer
• Stå for onboarding-logistikken for nye medarbejdere — udstyr, adgange og systemer klar fra dag ét
• Køre den daglige kontordrift: indkøb af kontor- og IT-forsyninger, faciliteter og leverandøraftaler
• Koordinere events, konferencer og messer samt planlægge forretningsrejser og kundebesøg

Listen er ikke udtømmende. Kernen er: hvis det er drift eller administration, der i dag lander på ledelsens bord, men ikke behøver det — så er det dit.

Vi er en AI-first virksomhed

I Nextlab arbejder vi AI-first. Hver person hos os løfter, hvad der i traditionelle organisationer ville kræve fem mennesker — fordi vi konsekvent bruger topmoderne AI-værktøjer i alt, vi laver. Vi har intet krav om, at du har arbejdet med AI på den måde før — men du skal være indstillet på at lære. Til gengæld tilbyder vi grundig oplæring i vores AI-stack.